Automatische Belegerfassung per OCR und KI. Belege digital erfassen, kategorisieren und in Ihre Buchhaltung übertragen — fehlerfrei und in Sekunden.
Die GoBD-konforme Aufbewahrung von Belegen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen. Papierbelege müssen gescannt, digital archiviert und den richtigen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden. In der Praxis landet ein Stapel Kassenbons Ende des Monats auf dem Schreibtisch der Buchhaltung — oft unleserlich, zerknittert oder bereits verblasst.
Die manuelle Erfassung jedes einzelnen Belegs kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Falsch eingegebene Beträge, vergessene Belege und inkorrekte Kategorisierungen führen zu Nacharbeit, Steuerrisiken und im schlimmsten Fall zu Problemen bei Betriebsprüfungen.
Mit der zunehmenden Digitalisierung erwarten Steuerberater und Finanzämter eine lückenlose, digitale Belegkette. Wer hier noch manuell arbeitet, verschwendet nicht nur Zeit — sondern geht ein Compliance-Risiko ein.
Besonders kritisch wird die manuelle Belegverwaltung bei der vorbereitenden Buchhaltung: Steuerberater erhalten am Jahresende Schuhkartons voller unsortierter Belege und müssen diese mühsam zuordnen. Die Kosten für diese manuelle Sortierarbeit beim Steuerberater belaufen sich schnell auf 1.500-3.000 Euro pro Jahr — Geld, das durch eine automatisierte Vorerfassung eingespart werden kann. Laut einer Bitkom-Studie verarbeiten deutsche Unternehmen durchschnittlich 12.000 Belege pro Jahr, von denen bis zu 5% bei manueller Handhabung verloren gehen.
Das Fehlen einer strukturierten Belegerfassung führt auch zu Problemen bei Betriebsprüfungen: Fehlende Belege können zu Steuernachzahlungen und Zuschätzungen durch das Finanzamt führen. Die GoBD-konforme Aufbewahrung digitaler Belege ist dabei nicht nur eine technische, sondern eine rechtliche Notwendigkeit.
Unser OCR-Workflow erfasst Belege aus jeder Quelle — Smartphone-Foto, E-Mail-Anhang, Scanner oder Cloud-Upload. Die KI erkennt innerhalb von Sekunden den Betragstyp (Brutto/Netto), Mehrwertsteuersatz, Lieferant, Datum und Belegkategorie.
Jeder erfasste Beleg wird automatisch mit einem Zeitstempel und einer unveränderlichen Signatur versehen, sodass die GoBD-Konformität gewährleistet ist. Die Zuordnung zu Kostenstellen und Sachkonten erfolgt auf Basis trainierter Muster — wiederkehrende Lieferanten werden automatisch erkannt.
Das System lernt kontinuierlich aus Korrekturen: Je mehr Belege verarbeitet werden, desto genauer wird die automatische Kategorisierung. Nach wenigen Wochen erreichen die meisten Unternehmen eine Trefferquote von über 95%.
Die automatische Kategorisierung nach Kontenrahmen (SKR03/SKR04) ermöglicht eine nahtlose Übergabe an den Steuerberater oder die interne Buchhaltung. Durch die GoBD-konforme Archivierung im revisionssicheren Cloud-Speicher entfällt die physische Aufbewahrungspflicht für die digitalisierten Originale. Der Workflow unterstützt dabei alle gängigen Belegformate: gedruckte Kassenbons, handgeschriebene Quittungen, digitale Rechnungen und sogar fotografierte Belege bei schlechten Lichtverhältnissen.
Durch die Echtzeit-Synchronisation mit Buchhaltungssystemen wie DATEV, lexoffice oder sevDesk hat Ihr Steuerberater jederzeit Zugriff auf den aktuellen Belegstatus. Das spart nicht nur die typischen 8-12 Stunden monatliche Belegvorbereitung, sondern reduziert auch die Steuerberaterkosten um durchschnittlich 30%, da weniger Rückfragen und Korrekturen nötig sind.
Ja, jeder Beleg wird mit Zeitstempel und unveränderlicher Signatur archiviert. Das System erfüllt alle Anforderungen der GoBD an die digitale Belegaufbewahrung.
Die OCR-Engine unterstützt Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und weitere europäische Sprachen. Auch gemischtsprachige Belege werden zuverlässig erkannt.
Ja, auch verblasste Thermobelege werden dank adaptiver Bildvorverarbeitung zuverlässig erkannt. Wir empfehlen jedoch, Belege zeitnah zu digitalisieren.
Wir analysieren Ihren Prozess und zeigen Ihnen das konkrete Einsparpotenzial — unverbindlich und kostenlos.
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